Du kennst das sicher auch: In einem Meeting möchtest du zum Beispiel über das Marketingkonzept oder über eine Versuchsanordnung im Labor sprechen. Du hast dir einen groben Fahrplan für die Sitzung zurechtgelegt und dich gut vorbereitet. Ist das ein Garant für ein effizientes Meeting, nach dem alle Teilnehmer zufrieden auseinander gehen?
Wohl kaum. Denn da kommt womöglich der Müller aus der Qualitätssicherung und schiebt eine Diskussion über einen neuen Prozess an, der berücksichtigt werden muss. Oder Frau Meier muss unbedingt eine aktuelle Studie über das Konsumentenverhalten auswerten. Ehe du dich versiehst, entspinnen sich Seitendiskussionen, die unweigerlich vom Hauptthema ablenken. Und was ist am Ende passiert? Das eigentliche Ziel des Meetings wurde verfehlt, weil sich alle haben ablenken lassen.
Muss das so sein? Rein gar nicht: Um Meetings effektiv zu steuern, gibt es unzählige Hilfsmittel. Ein besonders einfaches lernst du in diesem Artikel kennen: den Themenspeicher.
Was ist ein Themenspeicher?
Ganz einfach: In einem Themenspeicher sammelst du alle die Fragen, Anmerkungen und Diskussionspunkte, die zwar wichtig sind, aber vom eigentlichen Meeting-Thema ablenken. Die Themen sollten für alle Teilnehmer sichtbar auf Flipchart oder Whiteboard vermerkt werden.
So funktioniert der Themenspeicher
Stell dir vor, du moderierst eine Sitzung. Es kommt ein berechtigter Einwurf, der diskutiert werden sollte, der aber zu stark vom eigentlichen Thema ablenkt. Mit Hilfe eines Themenspeichers gehst du wie folgt vor:
- Reserviere ein Flipchart oder einen Teil des Whiteboards für Themen, die auf später verschoben werden.
- Weise deine Teilnehmer darauf hin, dass der Einwurf wichtig ist, aber in diesem Moment nicht diskutiert werden kann.
- Notiere die Anmerkung für alle sichtbar.
- Gehe am Ende der Sitzung auf die gesammelten Themen des Themenspeichers ein.
Klingt simpel, oder? Das ist es auch!
Vorteile eines Themenspeichers
Diese Methode hat eine Menge Vorteile:
- Der Fahrplan in Sitzungen wird besser eingehalten, da Seitenthemen nicht unweigerlich den Rahmen sprengen.
- Er befreit den Moderator aus einer Zwickmühle: Die Diskussion abbrechen oder sich darauf einlassen? Mit dem Themenspeicher wird das Thema als relevant erklärt und zunächst vertagt.
- Teilnehmer fühlen sich ernstgenommen, da ihr Thema wahrgenommen und gespeichert wurde.
- Aktuell (noch) nicht relevante Themen werden gespeichert und weniger schnell vergessen.
- Teilnehmer gewöhnen sich schnell daran, Themen zunächst zu parken und später zu diskutieren.
- Nicht alle Themen müssen zwingend ausdiskutiert werden – häufig kannst du direkt Aufgaben ableiten und diese an Teilnehmer delegieren.
Fragen und Antworten zum Themenspeicher
Wann werden die Themen aus dem Speicher besprochen bzw. ausgewertet?
Das kommt darauf an: Du kannst pro Meeting ein Zeitfenster für die geparkten Themen reservieren, oder sie aber in einem separaten Meeting besprechen.
Und wenn es zu viele Themen werden?
Dann hilft wie immer: Aussortieren und priorisieren. Besonders Themen, die über einen längeren Zeitraum „mitgeschleift“ werden, sollten auf den Prüfstand gestellt werden.
Müssen alle Themen aus dem Speicher besprochen werden?
Um „müssen“ geht es an dieser Stelle nicht. Es ist aber geschickt, Themen nicht kommentarlos zu streichen, sondern dies mit der Gruppe oder zumindest mit dem betroffenen Teilnehmer abzustimmen.
Es kommen also alle Themen in den Speicher, die den Fahrplan eines Meetings stören?
Nicht zwingend! Ein wenig Fingerspitzengefühl gehört natürlich dazu. Ist ein Einwand oder ein Diskussionspunkt extrem relevant, solltest du flexibel genug sein, deinen Fahrplan anzupassen. Es bringt nichts, grundlegende Themen warten zu lassen, um auf Teufel komm raus beim Plan zu bleiben.
Wann informiere ich die Teilnehmer des Meetings über den Themenspeicher?
Das ist dir überlassen. Du kannst es gleich zu Beginn tun und ein Flipchart vorbereiten, oder die Technik bei Bedarf einsetzen und sie erläutern. Setzt du sie häufiger ein, werden sich deine Teilnehmer sehr schnell daran gewöhnen, sodass keine weitere Erklärung nötig ist.
Fazit
Der Themenspeicher ist eine einfache Methode, um den roten Faden in einem Meeting nicht zu verlieren. Er hilft sowohl dem Moderator, eine Sitzung effektiv zu lenken, als auch den Teilnehmern, deren Diskussionspunkte ernstgenommen und diskutiert werden. Da die Methode keinerlei Vorbereitung und kein besonderes Material braucht, ist sie für jeden einfach einsetzbar.
Andrea Windolph ist als freiberufliche Autorin und Trainerin tätig, konzipiert Online-Trainings und unterstützt Unternehmen bei der Planung und Umsetzung von Projekten. Seit 2014 betreibt sie das Portal „Projekte leicht gemacht“, auf dem sie PM-Wissen vermittelt, das sowohl fundiert als auch leicht verständlich ist.
Andrea Windolph ist studierte Betriebswirtin und verfügt über langjährige Erfahrung in der IT-Branche und der Software-Entwicklung.
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