Falls du schon einmal mit Personal Kanban zu tun hattest oder den letzten Artikel gelesen hast, sind dir sicher unterschiedliche Kanban-Boards aufgefallen. Hast du dich schon einmal gefragt, welche Form die richtige ist? Welche Spalten sinnvoll sind und welche nur Ballast? Die Antwort ist simpel: Es gibt kein Richtig oder Falsch, aber jede Menge Optionen, die du ausprobieren kannst.

Vorhang auf!

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Wir kennen es doch alle: Wir haben dutzende Aufgaben auf dem Schreibtisch liegen – die einen riesig, die anderen winzig. Eines haben sie gemeinsam: Alle müssen bearbeitet werden. Doch was ist wirklich wichtig? Was steht als nächstes an? Und wie um Gottes Willen schaffst du es, nichts Wichtiges zu vergessen?

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Es gibt sicher kaum jemanden, der noch nie eine Liste mit offenen Aufgaben geschrieben hätte – eine To Do-Liste – um anschließend die Punkte freudig nacheinander abzuarbeiten. Wirklich freudig? Erfolgreich? Seien wir ehrlich: oftmals alles andere als das! Vielmehr verzweifelt so mancher an seiner Liste oder ist aus dem ein oder anderem Grund zumindest frustriert, weil

  • die Masse an Aufgaben dich schon auf den ersten Blick die Lust verlieren lässt
  • die Aufgaben niemals weniger werden – hat man eine Sache erledigt, wird schon die nächste angehängt
  • die Liste ein merkwürdiges Eigenleben führt und sich Aufgaben ohne deinen Willen vermehren
  • du zu spät mit Aufgaben beginnst
  • du den ganzen Tag beschäftigt bist, wichtige Dinge zu tun aber trotzdem nichts erledigt bekommst
  • du von einer Aufgabenwelle überrascht wirst, die du nicht mehr im Blick hattest

Geht es dir auch manchmal so? Dann liefern wir dir im Folgenden einige Erklärungen, warum das scheinbar so simple To Do-Listen Konzept einige Tücken aufweist:

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Der Arbeitstag ist rum, und du hast keine Ahnung, was du eigentlich die letzten Stunden getrieben hast?

Vielleicht wolltest du mit einem Lieferanten telefonieren, mit zwei Mitarbeitern sprechen und einen Bericht schreiben. Beim Lieferanten war besetzt, einer der Mitarbeiter hat sich krank gemeldet, und irgendwie hat die Berichtsvorlage ein Formatierungsproblem, das erst gelöst werden musste.

Klar: Pläne werden oft sabotiert, und nicht immer klappt alles wie gewünscht. Aufmerksam solltest du allerdings dann werden, wenn du dich regelmäßig am Abend fragst, wo deine Zeit geblieben ist.

Inspiriert vom Blog-Artikel The 5 Biggest Time Wasters for Project Managers erhältst du hier mögliche Anregungen für deine eigenen Zeitfresser:

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Benjamin Franklin-Liste

Eine Pro-Contra-Liste hast du sicher auch schon mal erstellt: Neuer Job, ja oder nein? Ist der teure Karibik-Urlaub eine gute Idee? Oder sollte die mehrjährige Weiterbildung begonnen werden? Kaum eine Methode wird so gern für Entscheidungen genutzt.

Dieser Artikel beschreibt die Grenzen dieser Liste und zeigt einen möglichen Ausweg auf – und zwar frei adaptiert von niemand Geringerem als Benjamin Franklin!

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