Es gibt sicher kaum jemanden, der noch nie eine Liste mit offenen Aufgaben geschrieben hätte – eine To Do-Liste – um anschließend die Punkte freudig nacheinander abzuarbeiten. Wirklich freudig? Erfolgreich? Seien wir ehrlich: oftmals alles andere als das! Vielmehr verzweifelt so mancher an seiner Liste oder ist aus dem ein oder anderem Grund zumindest frustriert, weil

  • die Masse an Aufgaben dich schon auf den ersten Blick die Lust verlieren lässt
  • die Aufgaben niemals weniger werden – hat man eine Sache erledigt, wird schon die nächste angehängt
  • die Liste ein merkwürdiges Eigenleben führt und sich Aufgaben ohne deinen Willen vermehren
  • du zu spät mit Aufgaben beginnst
  • du den ganzen Tag beschäftigt bist, wichtige Dinge zu tun aber trotzdem nichts erledigt bekommst
  • du von einer Aufgabenwelle überrascht wirst, die du nicht mehr im Blick hattest

Geht es dir auch manchmal so? Dann liefern wir dir im Folgenden einige Erklärungen, warum das scheinbar so simple To Do-Listen Konzept einige Tücken aufweist:

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Der Arbeitstag ist rum, und du hast keine Ahnung, was du eigentlich die letzten Stunden getrieben hast?

Vielleicht wolltest du mit einem Lieferanten telefonieren, mit zwei Mitarbeitern sprechen und einen Bericht schreiben. Beim Lieferanten war besetzt, einer der Mitarbeiter hat sich krank gemeldet, und irgendwie hat die Berichtsvorlage ein Formatierungsproblem, das erst gelöst werden musste.

Klar: Pläne werden oft sabotiert, und nicht immer klappt alles wie gewünscht. Aufmerksam solltest du allerdings dann werden, wenn du dich regelmäßig am Abend fragst, wo deine Zeit geblieben ist.

Inspiriert vom Blog-Artikel The 5 Biggest Time Wasters for Project Managers erhältst du hier mögliche Anregungen für deine eigenen Zeitfresser:

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Deine Tastatur knirscht wegen der vielen Kekskrümel, deinen Locher findest du nach langer Suche unter dem Schreibtisch, und irgendwie scheinen IMMER deine Kugelschreiber auf magische Weise zu verschwinden? Willkommen im Club der meisten Schreibtischtäter!

Du liebst das Chaos und siehst keinen Grund, daran etwas zu verändern? Kein Thema – die Wahl liegt bei dir. Wer allerdings zumindest einen Hauch mehr Ordnung haben möchte, der sollte weiterlesen!

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Bist du auch manchmal erstaunt, wie viel du schaffst, wenn du unter Druck gerätst? Wenn die Deadline drängt und noch massenhaft Aufgaben erledigt werden müssen?

Ein Beispiel aus dem privaten Umfeld: In deiner Wohnung sieht es aus wie auf einem Rübenacker. Deine Schwiegereltern rufen an und wollen in zehn Minuten vorbei kommen (alternativ: die neue Freundin, die Vermieterin …). Wetten, deine Wohnung sieht in Nullkommanix ordentlich aus? Weiterlesen

Kennst du das auch? Du nimmst dir für den Tag eine Menge vor, und schwupps! – ehe du dich versiehst, steht der Kollege in der Tür und ruft zum Mittag.

Ungläubig schaust du auf die Uhr. Wie können mehrere Stunden vergangen sein, ohne dass du nennenswerte Fortschritte gemacht hast? Okay … da gab es dieses Meeting … ein paar Telefonate … E-Mails … und Herr Hauffe hatte ein Problem mit seinem Konstruktionskonzept.

Aber trotzdem: Es muss doch einen Weg geben, die Zeit sinnvoller zu nutzen? Gesagt, getan: Fragen wir den Experten Ivy Lee um Rat! Weiterlesen